Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Geschäftsreisen und Dienstreisen von Arbeitnehmern im Inland
Verpflegungspauschalen

Bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anerkannt. Es gelten für jeden Kalendertag, an dem eine Geschäfts- oder Dienstreise durchgeführt wird, folgende Pauschbeträge: 

Abwesenheitsdauer Pauschbetrag bis 31.12.2001 Pauschbetrag ab 1.1.2002
24 Std. 46 DM 24 Euro
mind. 14 Std. 20 DM 12 Euro
mind. 8 Std. 10 DM 6 Euro

Gerechnet wird die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und dem Betrieb oder der regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei mehreren Geschäfts- oder Dienstreisen pro Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. Eine Geschäfts- oder Dienstreisen ohne Übernachtung, die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr des folgenden Kalendertags beendet werden, sind die Abwesenheitszeiten ebenfalls zusammenzurechnen und dem Tag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Seit dem 1. Januar 1997 kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern freiwillig die doppelten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (20 DM, 40 DM, 92 DM - ab 1.1.2002:  12 Euro, 24 Euro bzw. 48 Euro) zahlen. Den über die gesetzlichen Pauschbeträge (10 DM, 20 DM, 46 DM - ab 1.1.2002:  6 Euro, 12 Euro bzw. 24 Euro) hinausgehenden Betrag kann er mit 25 % pauschal versteuern. Diese zusätzlichen Leistungen sind dann nicht sozialversicherungspflichtig.

Übernachtungskosten:   Bis 31.12.2007 konnten Arbeitgeber für eine Übernachtung ihrer Mitarbeiter während einer Dienstreise im Inland die tatsächlichen Kosten ohne Frühstück oder pauschal 20 Euro steuerfrei erstatten, wenn sie keinen Einzelnachweis vorletgen - auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger waren. Für Auslandsdienstreisen kommen sog. Übernachtungspauschalen für die jeweiligen Länder zum Tragen.

Wurde durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und ließ sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so war der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 Euro zu kürzen. Bei einer Übernachtung im Ausland war der Übernachtungspreis um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen zu reduzieren. Diese Regelung galt bis 31.12.2007.

Ab 1.1.2008 gilt für Inlandsübernachtungen die gleiche Regelung wie für Auslandsübernachtungen dann, wenn im Beleg nur ein Gesamtpreis enthalten ist. Der Übernachtungspreis muss in diesem Fall um 20 % des inländischen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.

  • Beispiel Inland:  Hotelrechnung inklusive Frühstück 100 Euro. Steuerfrei ersetzbar sind 100 Euro ./. (24 x 20 % =) 4,80 Euro = 95,20 Euro.

  • Beispiel Monaco:  Hotelrechnung inklusive Frühstück 100 Euro. Steuerfrei ersetzbar sind 100 Euro ./. (41 x 20 % =) 8,20 Euro = 91,80 Euro.
Ist im Gesamtpreis auch ein Mittag- oder Abendessen enthalten, so ist der Gesamtpreis um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgeblichen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Im Inland beträgt die Kürzung demnach (24 x 40 % =) 9,60 Euro.

Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet, können sie bei den Werbungskosten angesetzt werden. Ab 1.1.2008 können für Übernachtungskosten sowohl im Inland wie auch im Ausland keine "pauschalen" Übernachtungskosten mehr als Werbungskosten angesetzt werden.
  • Beispiel:  Ein Arbeitnehmer ist in Monaco für seinen Arbeitgeber tätig und muss dafür 20-mal übernachten. Einen Übernachtungsbeleg legt er nicht vor. Der Übernachtungspauschbetrag für Monaco beträgt 52 Euro. Der Arbeitgeber kann ihm nach wie vor den Pauschbetrag für Übernachtung in Höhe von (52 Euro x 20 Übernachtungen =) 1.040 Euro steuerfrei erstatten. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht, kann der Arbeitnehmer - weil er keinen Übernachtungsbeleg vorweisen kann - keine Werbungskosten ansetzen.
Bitte beachten Sie:  Es wird ab 1.1.2008 regelmäßig ein Übernachtungsbeleg (Hotelrechnung o. ä.) zur Geltendmachung der Übernachtungskosten - als Werbungskosten - erforderlich sein. Nachdem die Reisekostenregelungen auch für Gewinnermittler gelten, können Unternehmer nur noch die tatsächlichen, über eine Hotelrechnung nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.
  • Beispiel: Unternehmer X ist in Italien geschäftlich unterwegs und muss dafür 20-mal übernachten. Übernachtungsbelege kann er nicht vorweisen. Der Übernachtungspauschbetrag für Italien beträgt 100 Euro. Während er bis 31.12.2007 den Pauschbetrag für Übernachtung in Höhe von (100 Euro x 20 Übernachtungen =) 2.000 Euro steuerlich ansetzen konnte, ist dies ab dem 1.1.2008 nicht mehr möglich.
Kilometerpauschalen

Setzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug ein gelten folgende Pauschbeträge: 

Fahrzeug Kilometersatz
bis 31.12.2000		 Kilometersatz
vom 1.1.2001 bis 31.12.2001		 Kilometersatz
ab 1.1.2002
Kraftwagen 0,52 DM 0,58 DM 0,30 Euro
Motorrad oder Motorroller 0,23 DM 0,25 DM 0,13 Euro
Moped/Mofa 0,14 DM 0,15 DM 0,08 Euro
Fahrrad 0,07 DM 0,07 DM 0,05 Euro

Mitnahme-Pauschale: Für die Mitnahme von an der Dienstreise teilnehmenden Arbeitnehmern erhöht sich der Kilometersatz beim Kraftwagen um 0,03 DM/km (ab dem 1.1.2002 um 0,02 Euro/km) und beim Motorrad oder Motorroller um 0,02 DM/km (ab dem 1.1.2002 um 0,01 Euro/km)

Gesonderte Aufzeichnungspflicht

Da im Rahmen der Mehraufwendungen für Verpflegung nur noch die Pauschbeträge - je nach Reisedauer - steuerlich angesetzt werden können und kein Einzelnachweis mehr möglich ist, wird nach einem Erlass des Bundesministeriums der Finanzen auf eine gesonderte Aufzeichnung in der Buchführung als Voraussetzung für die Abziehbarkeit als Betriebsausgaben verzichtet.

(BMF-Schr. v. 24.9.1997 – IV B 2 - S 2145 – 99/97, Kilometersatz ab 1.1.2001 geändert durch BMF-Schr. v. 11.01.2001 – IV C 5 – S 2353 – 1/01, Kilometersatz ab 1.1.2002 geändert durch BMF-Schr. v. 20.8.2001 – IV C 5 – S 2353 – 312/01 )
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