Auskunftspflicht zur Höhe der Kfz-Kosten bei Überlassung eines Dienstfahrzeugs an Arbeitnehmer

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug, das dieser auch privat nutzen kann, so handelt es sich bei dieser Gestattung um einen geldwerten Vorteil, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zuwendet. Er ist deshalb bei den Einkünften zu berücksichtigen. Der vermögenswerte Vorteil kann pauschal mit 1 % des Listenpreises (Neufahrzeug) angesetzt werden. Er kann aber auch konkret ermittelt werden. Das setzt zwingend den Nachweis der durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und den Nachweis der dienstlich/privat gefahrenen Kilometer durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch voraus. Haben die Arbeitsvertragsparteien vereinbart, dass der Nutzungswert pauschal nach der 1-%-Regelung ermittelt und die entsprechende Lohnsteuer abgeführt wird, kann dem Arbeitnehmer steuerrechtlich ein Nachteil entstehen, wenn der tatsächliche Nutzungswert unter dem versteuerten Pauschalwert liegt. Der Arbeitgeber hat in einem solchen Fall für ihn "zu viel" Steuer abgeführt. Kann der Arbeitnehmer dies dem Finanzamt gegenüber nachweisen, erhält er die zu viel abgeführte Lohnsteuer zurück. Um diesen Nachweis erbringen zu können, ist der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber verpflichtet, ihm Auskünfte über die Kosten für den Dienstwagen zu erteilen. Die Auskunft muss insbesondere Angaben zur Höhe der Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Unterhaltskosten (Treibstoffe), Reparaturkosten, Pflegekosten und Abschreibungskosten bzw. Leasingraten enthalten.

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